Technische Dokumentationen meistern
In der schnelllebigen Welt der Technologie ist eine klare und präzise Kommunikation das A und O. Doch wie erstellt man eine technische Dokumentation effizient, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch den Nutzer begeistert? Wir präsentieren Ihnen unseren Leitfaden.
Planen Sie strategisch
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Bevor man loslegt, sollte die Zielgruppe und der Umfang der Dokumentation definiert werden. Stellen Sie sich die Frage: Wer liest das? Was muss unbedingt rein? Diese Klarheit spart später viel Zeit und Frust.
Ziele der technischen Dokumentation
- Produkt und Funktionsweise detailliert erklären
- Kundenzufriedenheit und -bindung erhöhen
- Supportanfragen minimieren
- Rechtliche Risiken (länderspezifisch) minimieren
- Einhaltung technischer Normen
Sammeln Sie Informationen durch Recherche
Führen Sie Gespräche mit Entwicklern, testen Sie das Produkt selbst und studieren Sie ähnliche Dokumentationen. Je mehr Sie über das Produkt wissen, desto besser können Sie es erklären.
Clever strukturieren
Eine logische Struktur ist das Gerüst Ihrer Dokumentation. Entwerfen Sie ein detailliertes Inhaltsverzeichnis und definieren Sie klare Richtlinien für Stil und Terminologie. So schaffen Sie Konsistenz und unterstützen die Übersichtlichkeit – ein Muss für verständliche Texte.
Content erstellen, der begeistert
Hier kommt Ihr innerer Geschichtenerzähler zum Einsatz. Verwandeln Sie trockene Fakten in verständliche und eindeutige Anleitungen. Nutzen Sie Illustrationen, Diagramme und Screenshots, um komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen. “Ein Bild sagt mehr als tausend Worte”, gilt besonders in der technischen Dokumentation.
Qualitätssicherung ist Pflicht
Lassen Sie Ihre Arbeit von Kollegen und Fachexperten prüfen. Führen Sie Usability-Tests durch, um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe die Dokumentation auch wirklich versteht. Feedback ist besonders wichtig. Es hilft, Lücken zu entdecken und Ihre technische Dokumentation kontinuierlich zu verbessern.
Denken Sie global
In einer vernetzten Welt ist Mehrsprachigkeit oft unumgänglich. Bereiten Sie Ihre Texte für die Übersetzung vor und arbeiten Sie mit professionellen Übersetzern zusammen. Kulturelle Nuancen können den Unterschied zwischen einer guten und einer herausragenden technische Dokumentation ausmachen.
Veröffentlichen Sie mit Stil
Ob gedruckt oder digital – achten Sie auf ein ansprechendes Layout und eine intuitive Navigation. Eine gut gestaltete technische Dokumentation wird eher gelesen und wertgeschätzt.
Bleiben Sie am Ball
Die Arbeit ist mit der Veröffentlichung der technischen Dokumentation nicht vorbei. Sammeln Sie kontinuierlich Feedback, beobachten Sie Support-Anfragen und aktualisieren Sie Ihre Dokumentation regelmäßig. Eine Dokumentation sollte man als lebendiges Dokument verstehen, welches relevant und nützlich bleibt.
Fazit zur Erstellung technischer Dokumentationen
Denken Sie daran: Klarheit, Struktur und Nutzerfreundlichkeit sind Ihre besten Verbündeten auf diesem Weg.
Ihre Leser werden es Ihnen danken!
Checkliste – technische Dokumentation erstellen
Nachfolgende Phasen und die zugehörigen Aufgaben helfen Ihnen bei der Planung und Erstellung einer technischen Dokumentation. Ergänzen Sie Ihre Tabelle um Status, Verantwortliche/r und Deadline, um ein Planungs-Sheet zu erhalten.
1. Planung
- Kick-off-Meeting durchführen
- Zielgruppe definieren
- Umfang und Format festlegen
- Projektplan erstellen
- Ressourcen zuweisen
2. Informationen sammeln
- Produktspezifikationen einholen
- Experteninterviews durchführen
- Vorhandene Dokumentation sichten
- Normative Anforderungen prüfen
- Rechtliche Anforderungen prüfen
3. Strukturierung
- Inhaltsverzeichnis erstellen
- Informationsarchitektur definieren
- Stil- und Terminologie-Richtlinien festlegen
4. Content-Erstellung
- Texte verfassen
- Illustrationen und Diagramme erstellen
- Fotos anfertigen
- Sicherheitshinweise integrieren
5. Review und Qualitätssicherung
- Internes Peer-Review durchführen
- Fachliche Prüfung organisieren
- Usability-Tests durchführen
- Redaktion und Korrektur vornehmen
6. Lokalisierung (optional)
Texte für Übersetzung vorbereiten
Übersetzungen beauftragen
Übersetzungen prüfen
Layout für andere Sprachen anpassen
7. Produktion und Veröffentlichung
- Finales Layout erstellen
- Letzte Qualitätskontrolle durchführen
- Freigaben einholen
- Druck oder digitale Publikation veranlassen
- Distribution organisieren
8. Nachbereitung und Optimierung
- Feedback-Mechanismen implementieren
- Nutzerfeedback auswerten
- Update-Prozess definieren
- Dokumentation in Wissensmanagementsystem integrieren